actanotary

  • actanotary Un ERP riche basé sur les connaissances des professionnels notariés comme vous, combinés à la connaissance des experts en systèmes d’informations. Le résultat est une solution spécialisée dans la gestion pour notaire au maroc.

    Ce progiciel permet d’optimiser les processus de l’activité de votre cabinet notarial, de la déclaration d’une affaire et de ses acteurs, en passant par les actes, les encaissements, les paiements, les factures et leurs règlements.

    Obtenir l'accès à la bonne combinaison de fonctionnalités essentielles et intuitives signifie que vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur votre stratégie de travail et développer des relations encore plus solides avec vos clients.

    Le traitement des encaissement/paiement des frais ou ceux relatif au prix ainsi que les encaissements des honoraires sont traités nativement dans la solution.

    Les outils d’analyse intégrés permettent de produire des statistiques, des graphiques et des tableaux de bord selon votre besoin.

Fonctionnalités

  • Notariat

    Un suivi des dossiers permettant d’apprécier, en temps réel, leur situation et évolution ainsi qu’une comptabilité intégrée pour voir en un coup d’œil la situation financière d’un dossier.

    Les dossiers: Ensemble des documents/contrats relatif à une affaire: Ventes, échanges, partages, testaments, affectations hypothécaires, mainlevées, procurations, bails, sociétés, donations, Vente droit indivis, compromis.

    Les contrats: Gagnez en visibilité grâce à une gestion proactive des contrats et au respect du déroulements des prospects.

    • Gestion des parties
    • Gestion des encaissements/paiements (prix, frais, honoraires)
    • Suivi des états d’avancement d’un contrat ( Brouillon, signé, répertorié, enregistré, inscrit à la CF, clôturé, annulé)
    • Génération des imprimés
    • Gestion des signatures
    • Gestion des documents
    • Gestion des conditions suspensives
    • Gestion des RE, OR, DV

    Les documents: Pour chaque document de type quitus, engagement bancaire, mainlevée, expédition ou certificat de propriété… gérez:

    • Les partenaires
    • Les imprimés
    • Les encaissement et les paiements de frais

    Les partenaires: Répertorier tous les types de partenaires : entreprises, administration,banques ou particuliers.

    Les biens: Identifier et renseigner tous les informations nécessaires des biens et leurs propriétaires ainsi que tous les détails relatif aux dates de jouissances.

    Les bordereaux: Générer et imprimer vos bordereaux d’envoi pour tout échange de document avec vos clients, banques, percepteurs, conservateurs ou administrations fiscales.

    Les timbres: Automatisation du processus des timbres et des droits de timbre :

    • Gestion du stock
    • Gestion des mouvements du stock
    • Suivi des quantités réservées et utilisés pour chaque personne du cabinet notarial
    • Calcule automatique du coût des timbers par documents
    • Calcule automatique du coût des droits de timbres par documents

    Les factures: Générer d’une manière automatique la facture propre à un contrat donné selon les paramètres de ce type du contrat.

  • Trésorerie

    Tracer vos dépenses et dépôt bancaires et garder un œil sur les chiffres de votre activité.

    • Gestion des opérations d’encaissements ou paiements (prix,frais,honoraire)
    • Gestion des comptes bancaire
    • Transfert des fonds entre comptes ou vers la banque
    • Gestion des comptes bancaires
    • Intégration des relevés bancaires
    • Rapprochement bancaire
    • Gestion des chèques et carnets de chèques
    • Gestion du processus des modalités du paiement
    • Génération des bordereaux d’envoi des chèques
    • Génération des reçus, des accusés de réception, autorisation de versement.

  • Archive

    Méthode performante qui permet de garantir l’accessibilité, la fiabilité et l’intégrité de votre archive.

    • Gestion du cycle de vie des archives (courantes, intermédiaire et historique)
    • Gestion des archives, rayons, rangées et cases.
    • Suivi de la capacité, de l'espace utilisés et de l’espace libre.
    • Traçabilité des opérations d’archivages de vos dossiers

  • Administration

    Répond à la question qui a accès à quoi et qui doit faire quoi? afin de faire une gestion plus fine des droits d’accès des utilisateurs du système et de définir privilèges spécifiques à chaque rôle au sein du cabinet.

    • Gestion des utilisateurs
    • Gestion de rôles
    • Gestion des groupes
    • Gestion des permissions

  • Modélisation des documents

    Préparer et configurer des modèles de documents/contrats afin de les réutiliser lors d’une nouvelle affaire. Ce module sert aussi à générer automatiquement les imprimés des documents/contrats à base des modèles prédéfinis.

  • Configuration

    Paramétré le système afin qu’il répond à vos exigences les plus pointus en intégrant:

    • Les types des biens, des factures, des timbres, des dossiers et des contrats/documents
    • les types de paiement des frais : certificat de propriété, TPI, TNB, Taxe d'édilité, conservation foncière, EDT, DAMGHA, annexe, impôts...
    • Les programmes de calcules automatiques du montant relatives à chaque type de paiements des frais.
    • Les années et coefficients d’inflation
    • Les types des parties : Vendeur, acheteur, échangeur, co-partageur , bénéficiaire, banque
    • Les banques
    • Les conservations foncières
    • Les conditions suspensives
    • les composants des biens

  • Accueil

    Historiser les visites et les appels de vos visiteurs (client, société…) de façon à offrir une meilleur communication au sein du cabinet et avec vos partenaires.